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MBA職場:如何學會好好說話
作者:昆山第一人才網 時間:2016/8/10 閱讀:2459次

         接觸的人越多,我發現一條基本規律:職位越高的人,和他們的對話越容易, 效率越高。他們可以很順利地抓住你表達的觀點,并準確地表達他們的看法,你來我往幾句話,便可以讓這個對話快速地生產一個彼此認可的結果。

MBA職場:如何學會好好說話

但是,部分人不是這樣的?;蛘哒f,大部分人還沒有意識到自己應該怎么高效對話。太多長時間的對話或會議, 80%的語句是沒有用的。真正產生結果的部分,從問題描述、信息分享、分析討論到產生結論,往往只占20%。


怎么進行一個高效率的對話?


我們可以從信息分享、分析討論和產生結論的整條生產線去剖析。


一、問題描述:簡短準確、適當分析、強調對話目的


“嘿,跟你討論一個事情?!?


“好,說吧?!?


接下來就是一個事情背景和狀態的描述,很多人在這個過程會犯的毛病就是,在這個過程中加入太多無用的個人情感表達和聯想出來的回憶,如“這樣真的是太糟糕了,我從來沒見過這樣的人,不過,她三年前確實是發生了一些事,那時我就應該意識到……”


如果聽的人本身沒有什么欲望聽你發牢騷,TA應該很想你回到描述主題,事實上,除非你們在瞎聊,否則大部分人都是不想聽你發牢騷的。

當你們在討論事情,在問題描述上準確、簡短而客觀,才是最高效的表達方式。


“我們遇到了一個問題,團隊的A遇到的,一個學校的聯系人在和我們合作時老是很遲疑,時不時就問我們要官方資料,如何保證這件事是真實的,說話很不客氣,還老是說他們學校怎么怎么好,怎么怎么正規,這個需要問下主任,那個需要問下校長,來來回回好長時間,A都快被煩死了,怎么會有這么糾結的人,還有,那個人之前還……”


上面這個表達過程出現的問題是冗長、太多細節描述、情感宣泄、陷入回憶。


最關鍵的是,他沒有直接說明他的對話目的,你是想問該不該放棄合作,還是換A,還是換聯絡人,還是找到新的應對方法?

“A遇到一個問題,一個合作的學校聯絡人對合作持疑惑態度,并且多次詢問資料、辦事效率低下,影響到A 的工作效率,我想和你討論怎么應對這個聯絡人?!?


上面的表達思路很清晰,“誰——問題——狀態分析——對話目的”。


第二種表達方式絕對更受歡迎,簡短而準確的描述、適當的分析、表達對話目的,不僅可以讓別人用最少時間得到重點信息,還進行了初步分析并指明對話方向,接下來所有的對話都是為目標而存在的。


二、信息分享:說重點、抓重點、拼盤


當問題描述清晰后,接下來是個雙方信息分享的過程。這個過程的高效涉及到兩個人的表達和理解必須都是高效的。首先說重點,這個時候你要說出你了解到的信息,洋洋灑灑、廢話連篇的語句就省省了,不然嘮嘮叨叨你幾百字我幾百字,我們來回十幾招,媽媽都喊我們回家吃飯了。


“我聽說A發了好幾次脾氣都是因為這個聯絡人,A還問別人有沒有遇過這種奇葩,聽說那個聯絡人本身就是個沒什么實權的副主任,真搞不明白學校把聯絡這種事放在他的身上,A之前和他有過一些沖突,他那邊說應該理解他們需要重視程序,事情就得申請,然后審批,把A氣壞了……”


上述的語句有用的信息就兩個——“A和聯絡人有過沖突”和“聯絡人沒有實權、很重視走程序”。是的,沒錯,其實你只要說這兩個信息就夠了,其它都是浮云。


然后說抓重點的問題,如果你遇到一個談話還不夠簡短精確的對象,你就必須更多依賴自己抓重點的能力了。記住,情感表達是沒用的、詳細描述是沒用的、聯想回憶是沒用的,并且,提取關鍵詞拼湊和簡化是必要的。


當你發現對方吐出的字都是有用,那對方說了重點。當你發現對方吐出的字你都覺得沒用,那么就是你沒有抓住重點,或者,沒有分析出重點。


三、適當分析:全面總結、重點分析


大家分享完信息后,需要進行一個全面分析,這時候人多的好處是,每個人站的角度不同,分析出的狀態也是大相徑庭?!皬膭偛诺牧私饪磥?,聯絡人的糾結與低效率是因為本身對合作是反對態度,所以故意消極處理。我們和他們說明合作的重要性并警告他如若配合低效,會向校方申請換人?!?


“在我看來,那聯絡人只是記仇,A沒有尊重他年紀較長,他針對的只是A。讓A好聲好氣道個歉,送個禮品試試?!薄八麄儗W校似乎確實審批很嚴格,而且懲罰制度很嚴格,整個學校老師辦事都這樣??梢怨膭盥摻j人和校長說下這個程序問題確實影響到合作了?!?


事實上,沒有僅僅一個原因造成的問題,大家的觀點都是有道理的,這種情況下,了解每個原因的權重并整合應對方法,從上述三個觀點看來,最后一個占比較大,所以針對這個觀點更全面地提出應對方法。


四、產生結論:整合應對方法并排序


上一輪分析出來最主要原因是學校風氣如此,針對此風氣可以和校長談特殊情況特殊對待、讓聯絡人積極跟進審批過程,或者直接和審批人員產生對接關系。其他觀點的應對方法有說明警告和道歉賠禮。


在這種時候,主原因的應對方式是優先的,其它觀點的應對方式可以結合進來,作為輔助。


這個過程會涉及“WHO、WHAT、HOW、WHEN”的四個必要點。


“我們討論結果就是,要先讓A鼓勵聯絡人和校長談談加快合作審批的可能性并且讓他積極主動些,這過程中A也要軟硬兼施,先賠禮道歉并說明消極態度的壞影響?!?


做好上述4個步驟,日常的談話可以省下好多時間,并且對談話高效思維方式的鍛煉也是很有效的。


要記住,職位越高的人越不想浪費時間在廢話上,做一個珍惜談話時間、高效談話的人,本質上是對談話對象時間的基本尊重。


不然你的廢話連篇,便是一場慢性謀殺。


來源:www.agiolax.com.cn
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